"Организация мероприятия: стихийное бедствие или четкий расчет?" - Александра Наумова Директор по развитию бизнеса HRS Russia & CIS

При подготовке к проведению мероприятия зарубежные и российские корпорации традиционно преследуют одни и те же цели: качественно провести мероприятие и максимально сэкономить бюджет. Однако способы достижения результатов и процессы подготовки к мероприятию заметно отличаются.

 

Западные компании делают акцент на трэвел-политику, аналитику затрат и заблаговременное планирование: отбор поставщиков, подбор лучшей гостиницы для размещения, оптимальной площадки под мероприятие, дополнительных услуг и организация логистики.  Компании планируют мероприятия за 8–10 месяцев, а крупные конгрессы и съезды - за год (и даже полтора). Они внимательно выбирают поставщика,активно используют SMMP (StrategicMeetingsManagementProgramme), чтобы на выходе добиться максимальной эффективности от мероприятия, получить качественный продукт и максимальную экономию бюджета компании.

 

Российские компании в большинстве своем пока не применяют заблаговременное стратегическое  планирование даже крупных и наиболее значимых событий, не говоря уже о семинарах и конференциях для небольших групп. Даже такое ежегодное событие, как празднование Нового года, у большинства российских компаний все еще организуется довольно стихийно по сравнению с их зарубежными коллегами.

 

 

Если в марте спросить трэвел-координатора крупной российской компании, где они будут проводить новогодний корпоратив- 70% скажут, что еще не определились или даже не начинали поиски поставщика. Зарубежные компании такого подхода к организации ежегодного крупного события просто не поймут. Ведь они знают, сколько можно сэкономить, забронировав мероприятие заранее.

 

Заявка на организацию  мероприятия "под ключ" (включая поиск групповых билетов, отеля, площадки для конференции и дополнительных услуг), присланная за 10–20 дней до его запланированного начала - уже давно не вызывает удивления у локальных MICE-агентств и ТМС.

 

В то же время крупные международные игроки бизнес-туризма скорее откажутся от выполнения работ в такие сжатые сроки.

 

Для сравнения, западные компании высылают запрос подрядчикам за 10–12 месяцев при планировании крупномасштабных мероприятий, минимум за 3–4 месяца начинается планирование небольших групповых выездов (тренинги, семинары). Этого срока достаточно, чтобы выбрать лучшего поставщика, получить качественный продукт и оптимизировать затраты на мероприятие.

 

Запрашивая организацию конференции или тренинга в последний момент, российские корпорации все еще пытаются экономить в основном за счет подбора ТМС или MICE-агентства, заявившего минимальную цену и уровень агентского вознаграждения в своем коммерческом предложении. Других способов рынок поставщиков просто не оставляет (на рейсах нет мест, лучшие отели не подтверждают места, свободный конференц-зал расположен слишком далеко, возникают непредвиденные дополнительные расходы).

 

Нужно отметить, что за рубежом клиент платит агентству сервисные сборы за разработку концепции мероприятия, его профессиональную подготовку и координацию не менее 10%. Средний сбор российского агентства составляет 5–8% от общей суммы затрат поставщиков (стоимости проживания, перелета, аренды площадок и дополнительных услуг). Принимая во внимание короткие сроки на подготовку и реализацию задуманного проекта - многим агентствам просто не выгодно заниматься такими заказами.

 

Из-за отсутствия аналитического стратегического планирования мероприятия страдает и качество его организации и исполнения: наиболее популярные площадки и отели уже заняты, мест на удобные по времени и оптимальные по стоимости рейсы уже нет, клиент или доверенное агентство не успевает получить действительно лучшие предложения от отелей и площадок, которые, в свою очередь, не успевают подготовиться, чтобы предложить максимально удобные условия для клиента и показать высокий уровень сервиса.

 

В итоге клиент получает некачественный продукт, приготовленный на скорую руку.

 

Кроме того, у многих российских компаний, которые пользуются услугами ТМС и MICE-агентств, есть задача по максимуму снизить сервисный сбор агентства. Такие клиенты, как правило, не задумываются о том, что подобный заказ отдадут в работу скорее начинающему специалисту компании, чем опытному дорогостоящему профессионалу, что также в итоге скажется на профессиональной подготовке мероприятия.

 

Организацию мероприятия в каком-то смысле можно сравнить с приготовлением блюд: если вы сделали заказ и уже через пять минут потребуете принести блюдо – в одном заведении вам вежливо объяснят, что оно еще готовится, а в другом вынесут «быстрое» блюдо из полуфабрикатов.

 

Независимо от того, организует ли компания мероприятие самостоятельно или прибегает к услугам агентства - очевидно, что более эффективным будет не бороться с сервисными сборами агентов-координаторов, а уделять больше времени планированию мероприятия и аналитике затрат. Тогда можно сэкономить 20–30% бюджета на мероприятие.

 

Преимущества заблаговременного планирования

 

Заблаговременное планирование мероприятия

 

Стихийная организация мероприятия

Экономия на стоимости перелета

 

Чем ближе к датам вылета, тем дороже тарифы остаются в продаже и тем меньше билетов в наличии

 

Экономия на стоимости размещения группы в отеле

Отели 4–5* предоставляют хорошие цены на группу, если отправить запрос и подтвердить мероприятие заранее.

Чем выше загрузка отеля – тем более дорогую стоимость размещения предложит отель для вашей группы

Вы выбираете отель, который устраивает вас на все 100%

В наличии большой выбор отелей и свободных конференц-залов.

 

Приходится выбирать отель, в котором еще остались номера

(!) Лучшие отели планируют загрузку номерного фонда и делают все возможное, чтобы свободных номеров оставалось как можно меньше

 

Экономия на логистике и трансферах

Неизбежны дополнительные расходы и трата времени на трансферы из/в аэропорт, на конференцию и обратно, на услуги сопровождения группы и координацию

 

Организуя мероприятия в последний момент, становится все сложнее забронировать один рейс для всей группы, подобрать отель, где бы разместились все (даже если группа небольшая), а зал для конференции может оказаться свободным только в том отеле, где нет свободных номеров

 

Престиж компании и лояльность сотрудников

Трэвел-координатора ждет благодарность от руководства и коллег

 

Вы ведь не хотите, чтобы после мероприятия весь офис обсуждал, "в какой дыре" они жили и как долго и мучительно добирались до места организации тренингов?

 

 

Фактор присутствия командного духа

Сотрудников, проживающих в одном отеле и путешествующих одним рейсом, с самого начала поездки объединяет корпоративный настрой и появляется командный дух поездки

 

 

 

Компании, которые стремятся оптимизировать затраты на мероприятия не в ущерб качеству оказываемых услуг, все чаще начинают перенимать опыт зарубежных коллег и прибегать к стратегическому планированию мероприятий. Подобный план у каждой компании уникален: при его разработке учитываются как цели и задачи компании, стратегия мероприятий, процессы подбора поставщиков, координации мероприятия, так и особенности корпоративной трэвел-политики компании.

Размешение Ваших турновостей на Pitert.Ru    Турновости, канал @pitertru в Telegram

Другие новости по теме «Статистика/аналитика»

Март 18, 2024 - 17:40

Санкт-Петербург – Tele2, российский оператор мобильной связи, на основе больших данных исследовал туристическую активность в регионах Северо-Запада.

 

Март 8, 2024 - 10:50

Санкт‑Петербург – город с сильным характером, его возводили великие умы с невероятной силой воли.

 

Март 7, 2024 - 23:46

АСИ и группа компаний Б1 проводят исследование о вовлеченности россиян в путешествия по туристическим тропам страны.

 

Март 7, 2024 - 08:44

Согласно данным консалтинговой компании NF Group, общая протяженность трасс на горнолыжных курортах в России вырастет 1,5 раза к 2035 году, суммарный номерной фонд на крупнейших существующих и запланированных к открытию базах увеличится в три раза.